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Celebrado el Desayuno de Trabajo "Factura electrónica" impartido por Éniac
20.10.2010
(Amedna)
Las asociadas de Amedna pudieron conocer qué es la factura electrónica, beneficios, obligaciones, así como los pasos a seguir para su implantación en la empresa.
"El ahorro de costes es muy significativo con la factura electrónica", esta fue una de las principales conclusiones que se expusieron en el Desayuno de Trabajo, organizado por Amedna en colaboración con Éniac, destinado a transmitir de una forma sencilla y adaptada al entorno empresarial las novedades que introduce la factura electrónica en la gestión de la empresa.
En primer lugar se abordaron los diferentes tipos de archivo electrónico en los que se pueden ejecutar este nuevo tipo de facturas (.doc, .pdf, .html, etc.), así como que necesita una firma electrónica avanzada.
Los requisitos son:
- Formato: cualquier tipo de documento que tenga los requisitos legales de una factura.
- Certificado: standar o con sello de tiempo
- Homologación (certificado admitido por las administraciones).
- Transmisión (mail, ftp, etc.)
- Archivo (el cliente debe tener un visor que permita ver el formato de la factura).
Los beneficios son:
- Ahorro de tiempo
- Ahorro de costes
- Mayor eficiencia en la gestión de las facturas
- Disminución del riesgo de fraude
- Ahorro de espacio
- Mejora de la gestión
- Mejora de la eficiencia administrativa
Las obligaciones son:
- Permiso expreso del cliente mediante el cual permita recibir factura electrónica
- Es necesario tener la posibilidad de enviar facturas convencionales
- Facilitar un visor para poder ver el formato de las facturas
- Archivar las facturas
- Permitir el acceso fácil por parte de la Administración y auditorías
- Comprobar la factura (firma electrónica)
- Verificar la vigencia del certificado.
Los pasos a seguir son:
- Solicitud del certificado digital
- Informar a la clientela
- Informar a proveedores
- Realizar pruebas de funcionamiento
- Eliminar el envío de facturas en papel
La realidad demuestra que la implantación de la factura electrónica será paulatina y cada vez mayor, de tal forma que es necesario que las empresas adapten sus sistemas de gestión de facturas, ya que este nuevo sistema ayuda a obtener mejores resultados y a optimizar los tiempos. Por último, el desayuno de trabajo finalizó con una nueva premisa "Atrévete a perder los papeles".